KI-geführte Interviews
Strukturierte Fragen helfen, wiederkehrende Aufgaben, Ausnahmen und Informationsbedarfe konsistent zu erfassen.
Process Discovery · KI-Prozessanalyse
Verstehen, wie Arbeit wirklich erledigt wird.
Dokumentierte Soll-Prozesse und gelebte Abläufe unterscheiden sich oft deutlich. martec macht Rollen, Systeme, Übergaben und Sonderfälle sichtbar – als Grundlage für sinnvolle Automatisierung.
Warum zuerst verstehen?
Automatisierung scheitert selten am ersten Happy Path.
Entscheidend sind Ausnahmen, informelle Übergaben und Wissen, das nur erfahrene Mitarbeiter kennen. Werden diese Punkte zu spät entdeckt, entstehen Lösungen, die technisch funktionieren, aber im Alltag nicht tragen.
- Prozesse sind nur teilweise dokumentiert.
- Abhängigkeiten und Sonderfälle bleiben unsichtbar.
- Wissen liegt bei einzelnen Mitarbeitern.
- Medienbrüche werden als „normal“ hingenommen.
- Viele KI-Ideen haben noch keinen belastbaren Businesscase.
Der tatsächliche Ablauf zählt – nicht nur die vorhandene Prozessgrafik.
Der Ansatz
Von einzelnen Perspektiven zu einer gemeinsamen Prozesslandkarte.
Umfang und Methoden richten sich nach dem ausgewählten Bereich. Nicht jede Analyse braucht jede Methode.
01 · Rahmen
Ziel und Bereich klären
Kick-off, relevante Rollen, Prozesse und gewünschte Entscheidungen festlegen.
02 · Erfassen
Menschen und Systeme verstehen
Interviews, kurze Arbeitstagebücher, Dokumente und ausgewählte Beobachtungen.
03 · Verdichten
Muster sichtbar machen
Rollen, Informationen, Systeme, Übergaben, Ausnahmen und Engpässe zusammenführen.
04 · Validieren
Realität gemeinsam prüfen
Ergebnisse mit Mitarbeitern und Verantwortlichen abgleichen und korrigieren.
Aktive Arbeitstagebücher
Kurze, bewusst ausgefüllte Einträge machen Reibungspunkte sichtbar, ohne dauerhaft zu überwachen.
Dokumenten- und Systemanalyse
Formulare, Vorlagen und Übergabepunkte zeigen, wo Informationen fehlen oder mehrfach gepflegt werden.
Klare Abgrenzung
Analysiert werden Prozesse – nicht die Leistung einzelner Mitarbeiter.
Process Discovery ist keine Mitarbeiterüberwachung. Die Erhebung erfolgt gezielt, transparent sowie rollen- und prozessbezogen. Datenschutz und gegebenenfalls der Betriebsrat werden frühzeitig einbezogen.
- Keine individuellen Mitarbeiter-Rankings
- Keine heimlichen Aufzeichnungen
- Keine dauerhafte Audioüberwachung
- Zweck und Umfang werden offengelegt
- Ergebnisse werden gemeinsam validiert
- Rollen statt Einzelpersonen stehen im Fokus
Die Ergebnisse
Eine Entscheidungsgrundlage, mit der Sie weiterarbeiten können.
Das Ergebnis ist kein unübersichtlicher Interviewordner, sondern eine verdichtete Sicht auf Abläufe, Engpässe und konkrete nächste Schritte.
Prozess- und Systemlandkarte
Rollen, Systeme, Informationsflüsse, Übergaben und Abhängigkeiten.
Problem-Heatmap
Reibungspunkte, Wissensengpässe, Fehlerquellen und wiederkehrende Sucharbeit.
Potenzialbewertung
Nutzen, Aufwand, Datenbasis, Risiko, Datenschutz und technische Machbarkeit.
Pilotvorschläge
Drei bis fünf priorisierte Anwendungsfälle mit klarer Abgrenzung.
Management-Sicht
Verdichtete Präsentation für eine nachvollziehbare Investitionsentscheidung.
Nächste Schritte
Konkreter Vorschlag für Pilot, Verantwortlichkeiten und Bewertungskriterien.
Potenziale priorisieren
Nicht die meisten Ideen gewinnen. Die sinnvollsten zuerst.
Jede mögliche Maßnahme wird anhand nachvollziehbarer Kriterien bewertet. So entsteht eine Reihenfolge, die wirtschaftlichen Nutzen und Umsetzbarkeit zusammenbringt.
Wirkung
Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehleranfälligkeit sowie Wirkung auf Kunden und Mitarbeiter.
Machbarkeit
Datenbasis, Schnittstellen, technische Komplexität und notwendige Prozessänderung.
Verantwortung
Datenschutz, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und geeignete menschliche Kontrollpunkte.
Nächster Schritt
Welcher Bereich soll zuerst sichtbar werden?
Im Erstgespräch grenzen wir den relevanten Prozess ein und klären, ob eine Prozessanalyse der passende Einstieg ist.